Le 04/08/2022 par Aymeric DÉGARDIN - ACCEE Création et Pilotage d'Entreprises - Partagé par SAS GESTPE 38 le 04/08/2022

Conservation et archivage des documents en entreprise

 

La vie de l'entreprise, quel que soit son statut, est rythmée par la rédaction et la réception de documents. Ces documents permettent de retracer l'historique d'un dossier, ou d'une déclaration, en cas de contrôle, ou en cas d'action en justice, pour faire valoir ses droits, ou se défendre.

Connaissez-vous les obligations légales de conservation des différents documents de votre entreprise ?

Découvrez ci-après les différentes durées applicables, selon la nature des documents :

 

Pièces comptables et fiscales :

 

• Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc... : 10 ans à partir de la clôture d'exercice
• Pièces justificatives : devis signés, bons de commande, CGV applicables, bons de livraison (ou de réception), fins de chantier, factures client et fournisseur, etc... : 10 ans à partir de la clôture d'exercice

 

Selon L'article L102B du livre des procédures fiscales " les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis "

Cela concerne :

• l'impôt sur le revenu et les sociétés
• les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les bénéfices agricoles (BA) en régime réel
• Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)
• les impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)
• la cotisation foncière des entreprises (CFE)
• la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
• la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

 

A noter : Ce délai de 6 ans est porté à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

Notre conseil : Garder tout au moins 10 ans pour démontrer votre bonne foi en cas de mise en cause abusive.

 

Documents sociaux

 

• Les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans, à partir de la clôture de l'exercice
• Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
• Les registre de titres nominatifs, celui des mouvements de titres ainsi que les ordres de mouvement, et les registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration doivent être archivés 5 ans à partir de la fin de leur utilisation.
• Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant, du conseil d'administration ou du commissaire au compte doivent être conservés pendant 3 ans.

 

Documents civils et commerciaux

 

Type de document	Durée de conservation
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers	30 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)	10 ans (à partir de la livraison ou de la prestation)
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)	5 ans (à partir de la fin de la protection)
Dossier d'un avocat	5 ans (à partir de la fin du mandat)
Document de transport de marchandises	5 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)	5 ans
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale (apporteur d'affaire, etc ...)	5 ans
Déclaration en douane	3 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur	2 ans
Police d'assurance	2 ans (à partir de la résiliation du contrat)

 

 

Gestion du personnel

 

Type de document	Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)	5 ans (mais indéfiniment par le salarié, l'entreprise n'étant pas tenue de délivrer des duplicata)
Registre unique du personnel	5 ans (à partir du départ du salarié)
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.	5 ans
- Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail - Vérification et contrôle du Comité Social et Economique / CSE (feu CHSCT)	5 ans
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie	5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires	3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait	3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation	1 an

 

 

Sanctions potentielles

 

La première sanction que vous pouvez subir en ne fournissant pas les éléments de preuve prouvant votre bon droit ou votre bonne foi, serait un jugement en votre défaveur car le doute profite toujours à la victime, ou des contraventions.

Mais la simple absence de tenue de ces documents  ou une destruction anticipée peut vous être aussi reprochée, et une amende de 10.000 € vous être infligée au titre de l'article 1734 du code général des impôts : " Le refus de communication des documents et renseignements demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l'application d'une amende de 10 000 €. Cette amende s'applique pour chaque demande, dès lors que tout ou partie des documents ou renseignements sollicités ne sont pas communiqués. Une amende de même montant est applicable en cas d'absence de tenue de ces documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. "

 

Conclusion

 

Attention donc à la préservation de vos documents, que ce soit au format papier ou numérique.

Pour vos archivages papiers, prévoyez un endroit à l'abri des intempéries, protégé contre le vol (donc fermé à clé 😉), contre l'incendie (avertisseur de fumées, extincteurs adaptés et formation au maniement de ceux-ci), contre l'inondation (selon votre lieu, évitez les sous-sols) et contre la malveillance (même en interne !)

Pour vos archivages informatiques, prévoyez à minima deux endroits différents (et pas que dans l'entreprise), sur des serveurs répondant au RGPD, avec des système permettant de relire les documents 10 ans après (en cas de changement de logicile par exemple), et protégé contre le piratage si interne (attention aux ransomwares et autres virus)

Notre conseil : numérisez et enregistrez au format PDF le maximum de vos documents à sauvegarder , en copie de manière transparente, après avoir (re)lu notre article sur les règles de sécurité : https://www.accee-pro.fr/1122-217-117-regles-securite-informatique.html

 

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Pour aller plus loin : consulter ici le site du gouvernement

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